Wenn die Dateien in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwaltet werden, sind folgende Einstellungen notwendig:
1. DMS auswählen: In den Projekteinstellungen unter "Datei > Verwalten > Eigenschaften > Anbindungen > Dokumentenmanagementsystem" wählen Sie das DMS für das aktive Projekt aus. Informationen zu den unterstützten DMS finden Sie im Kapitel Anbindung an Dokumentenmanagementsysteme (DMS).
2. DMS Anmeldung hinterlegen: Die Anmeldedaten (Benutzername und Passwort) für das gewählte DMS geben Sie unter "Datei > Konto > DMS Anmeldung" für den gerade eingeloggten Benutzer an. Sie können die Anmeldeinformationen auch direkt in der Benutzer-/Rechteverwaltung einstellen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Benutzer- und Rechteverwaltung.
3. Feld vom Typ "DMS-Dokument" definieren: Öffnen Sie die Ansichtskonfiguration der Dokumentenansicht (z. B. "Aktivitäten") und wechseln Sie auf die Registerkarte "Felder". Wählen Sie ein Feld vom physikalischen Feldtyp "Zeichen" aus und definieren den internen Feldtyp "DMS-Dokument". In diesem Feld wird der Archivpfad gespeichert, daher sollte für dieses Feld eine physikalische Feldgröße von mindestens 255 definiert werden.
4. Dokumenteninfos konfigurieren: Die in Dokumenten enthaltenen Dokumentinformationen wie bspw. Änderungsdatum, Titel oder Thema können in der Eingabemaske angezeigt werden. Hierfür müssen Sie entsprechende Felder in Ihrer Ansicht definiert haben, um diese Informationen auch speichern zu können. Über die Registerkarte "Dokumenteninfos" der Ansichtskonfiguration können Sie dann die Verknüpfung zwischen Dokumenteigenschaft und Feld definieren (siehe Abschnitt Dokumenteninfos).
5. Archivpfad angeben: Auf der Registerkarte "Dokumentenverwaltung" der Ansichtskonfiguration definieren Sie für die jeweiligen Dokumenttypen im Feld "Ablagepfad" den gewünschten Ablagepfad im DMS (siehe folgenden Abschnitt).
6. Verschlagwortung definieren: Für einzelne DMS-Anbindungen (siehe auch Anbindung an Dokumentenmanagementsysteme (DMS) in Kapitel Voraussetzungen und Installation) ist eine Verschlagwortung verfügbar. Auf der Registerkarte "Dokumentenverwaltung" der Ansichtskonfiguration definieren Sie für die jeweiligen Dokumenttypen über eine dann sichtbare Schaltfläche "DMS Verschlagwortung" für jeden Dokumententyp die verfügbaren Felder. Die Verschlagwortung erfolgt beim Hinzufügen eines neuen Dokumentes.