Einzel- und Serienbriefe können direkt oder über Ihre Textverarbeitung erstellt und gedruckt werden. Der direkte Druck geht schneller und komplexere Bedingungen wie die automatische Entscheidung zwischen Postfach- und Hausanschrift lassen sich einfacher umsetzen als in der Textverarbeitung.
Weitere Informationen zum direkten Druck finden Sie im Kapitel Ausgabe von Einzelbrief und Serienbrief.
Der Vorteil der Textverarbeitung liegt zumeist in den umfangreicheren Formatierungsmöglichkeiten und der Möglichkeit, die einzelnen Briefe individuell nachzuarbeiten.
Wenn Sie einen Serienbrief über die Textverarbeitung ausgeben möchten, unterscheidet man zwischen dem Hauptdokument, d. h. dem eigentlichen Brieftext, und der Datenquelle, d. h. den einzelnen Adressen. Beide zusammen ergeben den Serienbrief.
In der Textverarbeitung werden hierzu die Daten aus der Datenquelle jeweils automatisch in das Hauptdokument eingesetzt.
Die Datenquelle mit den gewünschten Datensätzen für die Serienbrieferstellung können Sie direkt erstellen. Die erstellte Datenquelle brauchen Sie dann in Ihrer Textverarbeitung lediglich mit dem Hauptdokument zu verbinden und fertig ist der Serienbrief.
Um eine Datenquelle für den Seriendruck zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
▪ Erstellen Sie einen Filter mit den zu druckenden Datensätzen.
▪ Wählen Sie Ausgeben > Serienbrief per Textverarbeitung
▪ Im Export-Assistenten wählen Sie ein bestehendes Export-Format aus (z. B. Eigene Formate > Global > Serienbrief) oder erstellen ein neues Exportformat (z. B. im Text-Format).
▪ Wenn Sie das Exportformat bearbeiten oder neu erstellen möchten, wählen Sie "Weiter”
▪ Wenn Sie eine vorhandene Exportvorlage ausführen möchten, wählen Sie "Ausführen”.
▪ Wenn Sie im vorigen Dialog "Weiter" gewählt haben, können Sie das Exportformat nun anpassen. Nur die hier ausgewählten Felder stehen später in der Textverarbeitung als Seriendruckfelder zur Verfügung. Weitere Informationen zum Bearbeiten von Exportvorlagen finden Sie unter Export von Daten im Kapitel Import, Export und Abgleich.
▪ Im folgenden Dialog geben Sie einen Namen und das Zielverzeichnis für die Datenquelle an. Merken Sie sich den Dateinamen und das Zielverzeichnis. Wenn Sie in Ihrer Textverarbeitung die Datenquelle mit dem Hauptdokument verbinden wollen, müssen Sie dort den Dateinamen und das Verzeichnis der Datenquelle angeben. Daher ist es wichtig, sich diese Informationen zu merken.
▪ Die Datenquelle wird erstellt.
▪ Öffnen Sie Ihre Textverarbeitung (z. B. Word) und erstellen Sie den Serienbrief. Wählen Sie als Datenquelle die soeben erstellte Datei.
▪ Fügen Sie die Seriendruckfelder in das Dokument ein. Bitte entnehmen Sie das weitere Vorgehen beim Anfertigen von Serienbriefen der jeweiligen Dokumentation des Textverarbeitungsprogramms.