Sie können folgende Einstellungen vornehmen:
▪ Formatwahl: Klicken Sie in der Gruppe "Format" auf "Text" oder "HTML". Bei Wahl des HTML-Formats stehen Ihnen zusätzliche Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung.
▪ Beschreibung: Geben Sie einen kurzen beschreibenden Text ein. Diese Beschreibung steht als Variable "Action.TemplateDescription" in Autoprotokollen zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie unter Autoprotokoll in Kapitel Konfiguration Ansichten.
▪ Absender: Hier können Sie die Absender-E-Mail-Adresse angeben. Wenn das Feld leer ist, wird die Standard-Absenderadresse verwendet. Sie haben auch Zugriff auf den Formelassistent, um z. B. den jeweiligen Ansprechpartner des Kunden als E-Mail-Absender anzugeben.
Diese Option ist nur aktiv, wenn als Mail-Dienst "SMTP" ausgewählt ist. Den Mail-Dienst wählen Sie unter Datei > Konto > Allgemein auf der Registerkarte "Mailversand". Weitere Informationen finden Sie unter Mailversand in Kapitel Konfiguration Allgemein.
▪ Antwort an: Hier können Sie bei SMTP-Versand die Absenderadresse angeben, die beim Antworten auf diese E-Mail verwendet werden soll (falls sich diese vom Absender unterscheidet). Bei Extended MAPI-Versand (Outlook) hängt es von der Netzwerk-Konfiguration bzw. vom Exchange Server ab, ob die Antwort-Adresse Berücksichtigung findet.
▪ Versandart: Ihnen stehen drei Optionen zur Verfügung:
▪ Mehrere Empfänger in separaten E-Mails: Diese Option ist für den Versand von personalisierten Serien-E-Mails. Sie können unter "An" bis zu drei Felder angeben, die E-Mail-Adressen enthalten. Sollte das erste Feld keine Adresse enthalten, werden beim Versand die beiden weiteren Felder auf Inhalt geprüft und die E-Mail an die dort eventuell enthaltene Adresse geschickt. Datensätze, die keine E-Mail-Adresse enthalten, werden Ihnen nach dem Versand eines Mailings aufgelistet.
▪ Mehrere Empfänger in einer E-Mail: In diesem Fall werden alle Empfänger als "BCC" verschickt, es handelt sich also um einen unsichtbaren Verteiler. Geeignet beispielsweise für den Versand von Newslettern, wenn keine Personalisierung gewünscht ist. Ist. Es verlässt nur eine einzelne E-Mail Ihr Haus, und die Zielgruppe ist für die Empfänger nicht ersichtlich.
Bitte beachten: Bei der Verwendung von Variablen (z. B. für Absender, CC, Betreff, Mailtext) werden bei dieser Sendeoption die Informationen aus dem ersten Datensatz verwendet.
▪ Feste(r) Empfänger: Möchten Sie die E-Mail-Adresse(n) nicht aus der Datenbank übernehmen, sondern manuell eingeben, wählen Sie diese Option. Anschließend tippen Sie die eine oder mehrere E-Mail-Adressen semikolon-separiert unter "An" ein.
▪ CC/BCC: Hier können weitere semikolon-separierte E-Mail-Adressen angegeben werden. Dabei haben Sie auch Zugriff auf den Formelassistent um z. B. die E-Mail-Adresse des jeweiligen Sekretariats anzugeben.
Hinweis: In Mailadressen können auch "<" und ">" vorkommen. z. B. "Peter Müller <mueller@combit.net>".
▪ Betreff: Auch beim Betreff haben Sie Zugriff auf den Formelassistenten.
▪ E-Mail-Text: Wenn Sie beim E-Mail-Text mit Feldern und Funktionen arbeiten möchten (z. B. für die Briefanrede), steht Ihnen der Formelassistent über Start > Formel zur Verfügung. Durch das Einfügen von Feldern können Sie Ihre Mailings persönlicher und damit ansprechender gestalten.
Siehe auch Formel-Editor verwenden in Kapitel Konfiguration Allgemein.
Beispiele:
▪ Briefanrede: ««Rtrim$(SalutationLetter + " " + Name)»»,
▪ Absender je nach Benutzer: ««cRM.User.FirstName»» ««cRM.User.LastName»»
Hinweis: Formatierte Notizen müssen bei Mailvorlagen im Text-Format mit ««HTMLToPlainText$(<Feldname>)»» in Text umgewandelt werden.
▪ Anlagen hinzufügen: Über Start > Anlage bzw. Rechtsklick in das Fenster "Anlagen" können Verweise auf Dateien hinzugefügt werden. Da die Vorlage nur den Verweis auf eine Datei enthält, muss die Datei zum Zeitpunkt des Versands in dem angegebenen Pfad zu finden sein. Sie können Dateien auch direkt per Drag and Drop auf das Fenster "Anlagen" ziehen.
Über den Kontextmenüeintrag "Neue Datei" können Sie eine beliebige Datei auswählen. Über den Eintrag "Neue Formel" haben Sie Zugriff auf den Formelassistenten, somit können Anlagen z. B. in Abhängigkeit der Datensätze unterschiedlich ausfallen oder Anhänge durch Verwendung der Variable cRM.Project.Path relativ zum Projektverzeichnis gespeichert werden. .
Zum Bearbeiten oder Löschen eines Verweises wählen Sie den entsprechenden Eintrag im Kontextmenü. Über Doppelklick auf einen Eintrag können die Verweise ebenfalls bearbeitet werden.