Auf der Registerkarte Autoprotokoll können Sie die automatische Protokollierung der Vorgänge Einzelübernahme, Druck, E-Mail, Speichern, Export, Anruf, In Sperrliste aufnehmen, Aus Sperrliste entfernen, Import/Import mit Abgleich konfigurieren.
▪ Über die Schaltfläche "Neu" legen Sie ein neues Autoprotokoll an.
▪ Klicken Sie in die Spalte "Aktion" um den Vorgang auszuwählen, der protokolliert werden soll.
▪ Ein Autoprotokoll wird nur bei Ausgabe auf Drucker, PDF, RTF, XPS und TTY ausgeführt. Ein Druck z. B. auf die Vorschau löst daher kein Autoprotokoll aus.
▪ Der Seriendruck einer Liste löst aufgrund fehlender Personalisierung ebenfalls kein Autoprotokoll aus.
▪ Bei mehrfachem Druck/Export aus der Berichts-Ansicht wird das Autoprotokoll nur einmal ausgeführt.
▪ Es werden keine Autoprotokolle für Detailberichte eines Drilldown-Berichts ausgeführt. Nur für den Hauptbericht.
▪ Wählen Sie in der Spalte "Zielansicht", in welcher Ansicht der Eintrag vorgenommen werden soll.
▪ Wenn Sie eine andere Ansicht als die aktuelle Ansicht wählen, wird immer automatisch ein neuer Datensatz in dieser Ansicht erzeugt.
▪ Bei den Aktionen "Export” und "Import/Import mit Abgleich” wird für jeden exportierten bzw. importierten Datensatz jeweils ein Datensatz in der Zielansicht angelegt.
▪ Zur Aktivierung des Autoprotokolls aktivieren Sie die Checkbox "Aktiv".
▪ Wenn Sie zusätzlich "Fragen" aktivieren, haben Sie die Möglichkeit, von Fall zu Fall zu entscheiden, ob ein Eintrag vorgenommen wird. Dabei werden Sie nach Beendigung der entsprechenden Aktivität gefragt, ob protokolliert werden soll.
Wenn Sie das Autoprotokoll für den Versand von E-Mails aktiviert haben, sollten Sie vor dem Versand von Serien-E-Mails die Option "Fragen" deaktivieren. Ansonsten müssen Sie jede E-Mail einzeln bestätigen.
▪ Im Bereich "Felder" bestimmen Sie, welcher Protokolleintrag in welchem Feld vorgenommen werden soll. Dabei stehen Ihnen die jeweiligen Felder der Zielansicht zur Verfügung.
Tipp: Wenn Sie im mitgelieferten Referenzprojekt die Zielansicht "Aktivitäten" wählen, stehen Ihnen die Protokollfelder "Direction" und "ActivityType" zur Verfügung. Diese Felder sind relational mit den Ansichten "Richtungsarten" und "Aktivitätstypen" verknüpft. Die Bedeutung der Feldinhalte entnehmen Sie daher direkt den entsprechenden Ansichten (z. B. ActivityType=2 entspricht "E-Mail").
▪ In der Spalte "Formel" bestimmen Sie den Autoprotokoll-Text. Über Formeln haben Sie Zugriff auf Datenfelder und zusätzliche Informationen, die so auch für den Eintrag verwendet werden können. Über die Schaltfläche "Formeleditor" erhalten Sie dabei Hilfe von einem Assistenten.
Wenn beim Autoprotokoll die Formel als Ergebnis einen Leerstring liefert (""), dann wird das entsprechende Feld nicht geschrieben.
Je nach Aktion stehen Ihnen spezifische Aktionsvariablen zur Verfügung:
▪ E-Mail: Beschreibung der E-Mail-Vorlage (Action.TemplateDescription), Dateipfad inkl. Dateiname der E-Mail-Vorlage (Action.Template).
▪ Druck, Übernahme: Beschreibung der Vorlage (Action.TemplateDescription), Dateipfad inkl. Dateiname der Vorlage (Action.Template), Ansichtenname (Action.ViewName).
▪ Export, Import/Import mit Abgleich: Beschreibung der Vorlage (Action.TemplateDescription), Dateiname der Vorlage (Action.Template), Ansichtenname (Action.ViewName). Eigene Vorlagen werden unter "%AppData%\Roaming\combit\cRM\" gespeichert, globale Vorlagen im Projektverzeichnis.
▪ Anruf: Datum (Action.Date), Dauer (Action.Duration), Erste Info (Action.First Info), Info (Action.Info), Letzte Info (Action.LastInfo), Notiz (Action.Note), Anzahl Anrufversuche (Action.NumberOfCallTries), Nummer (Action.Number), Status (Action.Status). Die Variable "Action.Status” kann dabei verschiedene Werte enthalten, nachfolgend eine Auflistung der gängigen Status: 3 = "Anruf nicht erfolgreich, da besetzt”, 5 = "Anruf nicht erfolgreich, da aufgelegt”, 6 = "Anruf nicht erfolgreich, da Anruf nicht angenommen”, 8 = "Anruf nicht erfolgreich, anderer Fehler”, sonst: "Anruf erfolgreich”.
▪ In Sperrliste aufnehmen, Aus Sperrliste entfernen: Feldinhalt (Action.FieldContent), Feldname (Action.FieldName), Ansichtenname (Action.ViewName).
▪ Über die Spalte "Anhängen" bestimmen Sie, dass der Autoprotokoll-Eintrag an den bestehenden Feldinhalt angehängt wird. Diese Funktion ist nur dann sinnvoll, wenn die Protokollierung in der aktuellen Ansicht erfolgen soll.
Einschränkungen: Wird nicht ausgelöst bei Datensatzänderungen aus direktem Editieren von Übersichtsliste/Container, Suchen und Ersetzen, Wechseln, Import, Abgleich oder SQL-Abfragen. Eine Protokolllierung für diese Aktionen kann z. B. per Datenbanktrigger oder "Datensatz wurde geändert/gelöscht"-Ereignis und Workflow-Server realisiert werden.