In der Ansicht in der die Dokumente abgelegt werden sollen (z. B. Aktivitäten oder Dokumente) muss ein Feld für die Dokumentenablage vorhanden sein (z. B. "Dokument"). Für den internen Feldtyp dieses Feldes haben Sie drei Möglichkeiten:
▪ Interner Feldtyp "Dateiverweis": Es werden nur Verweise auf Dokumente/Dateien gespeichert. Die Dateien können in beliebigen Verzeichnissen gespeichert werden, für den Verzeichnispfad können Sie auch Formeln verwenden. Vorteil der Dateiverweise ist die Möglichkeit die Dateien direkt über den Explorer zu öffnen.
Physikalischer Feldtyp: Zeichen, z. B. varchar(255).
▪ Interner Feldtyp "Eingebettete Datei": Die Dateien werden direkt in die Datenbank eingebettet. Damit vereinfachen Sie nicht nur eine evtl. Replikation und Datensicherung, sondern ermöglichen darüber hinaus auch die Volltextindizierung durch das Datenbanksystem (sofern dieses Volltextindizierung unterstützt). Somit kann nach Dokumenteninhalten gefiltert werden.
Hinweis: Wenn Sie den Feldtyp "Eingebettete Datei" verwenden, müssen Sie in den Dokumenteninfos mind. ein Feld mit dem Dateityp oder dem Dateinamen verknüpfen, damit die korrekte Anwendung zugeordnet werden kann (z. B. Word für docx-Dateien). Die Dokumentinformationen werden automatisch beim Einbinden der Datei ausgelesen und in den entsprechenden Feldern gespeichert. Weitere Informationen zu den Dokumenteninfos finden Sie unter Dokumenteninfos im Kapitel Konfiguration Ansichten.
Physikalischer Feldtyp: Binär lang, z. B. varbinary(max).
Tipp: Der Microsoft SQL Server unterstützt die Ablage als FILESTREAM. Dabei wird die Datei vom SQL Server automatisch in ein internes Verzeichnis gespeichert um die Datenbankgröße gering zu halten. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Knowledgebase im Artikel "FILESTREAM für Microsoft SQL Server aktivieren".
▪ Interner Feldtyp "DMS-Dokument": Die Dateien werden über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwaltet. Im Unterschied zu normalen Dateiverweisen werden hier Verweise auf das im DMS archivierte Dokument gespeichert. Das DMS aktivieren Sie in den Projekteinstellungen (siehe Kapitel Konfiguration Projekt). In der Benutzerverwaltung geben Sie die benutzerspezifischen DMS-Anmeldeinformationen an. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Benutzer- und Rechteverwaltung.
Physikalischer Feldtyp: Zeichen, z. B. varchar(255).
Hinweis: Wir empfehlen, nur ein Dokumentenfeld (DMS-Dokument, Eingebettete Datei oder Dateiverweis) anzulegen. Wenn Sie jedoch mehrere Dokumentenfelder in einer Ansicht konfigurieren, ist die Prioritätenreihenfolge "DMS-Dokument" > "Eingebettete Datei" > "Dateiverweis". Das Anlegen von "Dateiverweis" und "DMS-Dokument" ist nicht möglich.