Summenvariablen

Summenvariablen sind eine alternative Möglichkeit Summen und Zähler zu bilden und arbeiten grundsätzlich tabellenübergreifend.

Daher bieten sich Summenvariablen genau dann an, wenn Sie Summen über verschiedene Tabellenhierarchien hinweg bilden möchten.

In allen anderen Fällen empfehlen wir zur Bildung von Summen und Zählern die Aggregatsfunktionen Sum() bzw. Count() und CountIf() zu verwenden. Aggregatsfunktionen arbeiten grundsätzlich tabellenspezifisch. Auch statistische Auswertungen lassen sich direkt über Aggregatsfunktionen erstellen, z. B. Median(), Variance(), StdDeviation(). Eine Liste aller Funktionen finden Sie direkt im Formel-Assistenten in der Funktionskategorie "Aggregatsfunktionen".

Summenvariablen können dazu benutzt werden, Summen über Datensätze hinweg zu bilden, z. B. in einer Tabelle die Summe über die Spalte "Artikel.Stkpreis" um den Gesamtpreis zu errechnen. Solche Summen sind zulässig für alle numerischen Variablen oder für Ausdrücke, die als Ergebnis einen numerischen Wert liefern.

Über Summenvariablen lässt sich aber auch bequem ein Zähler definieren, der für jeden gedruckten Datensatz entsprechend aktualisiert wird.

Summiert werden kann dabei wahlweise über alle Datensätze einer Druckseite (Seitensummen) oder über das gesamte Projekt (Gesamtsummen).

Zum nachträglichen Umbenennen von Summenvariablen können Sie die globale Ersetzen-Funktion (Strg+H) verwenden.

Zur Definition gehen Sie folgendermaßen vor:

1.     Wählen Sie Projekt > Summenvariablen oder die Schaltfläche "Summenvariable bearbeiten" im Formel-Assistenten.

2.  Im folgenden Dialog erstellen Sie über die Schaltfläche "Eine Variable einfügen" eine neue Summenvariable.

3.  Daraufhin erscheint ein Eingabedialog für die Bezeichnung der neuen Variablen. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen, das Zeichen "@" wird automatisch an den Anfang gesetzt.

4.  Über die Schaltfläche "Bearbeiten" öffnen Sie den Formel-Assistenten um der neuen Summenvariablen ein Feld oder einen Ausdruck zuzuweisen.

Wenn Sie z. B. die Spalte "Artikel.Stkpreis" aufsummieren möchten, wählen Sie das numerische Feld "Artikel.Stkpreis" aus.

Abbildung 7.24: Summenbildung mit Summenvariablen.

Sie können aber auch über komplexe Ausdrücke summieren, solange das Ergebnis ein numerischer Wert ist. So können Sie z. B. auch aus Nettopreis und MwSt. den Bruttopreis summieren. In das Feld "Summiert über" geben Sie dann z. B. folgenden Ausdruck ein:

5.  Wenn Sie keine Werte aufsummieren möchten sondern lediglich einen Zähler bzw. eine Nummerierung erstellen möchten ist die Definition simpel: In das Feld "Summiert über" geben Sie einfach denjenigen Wert ein, der zum vorhandenen hinzuaddiert werden soll.

Im einfachsten Fall ist so ein Zähler eine fortlaufende Nummer, die sich für je­den Datensatz um 1 erhöht. Sie geben also lediglich den Wert "1" ein.

Wenn Sie Tabellen in Tabellenspalten definieren, müssen Sie beim Zähler den jeweiligen Tabellennamen (z. B. 'Haupttabelle') angeben, da ansonsten auch die Datensätze der "Untertabelle" mitgezählt werden.

6.  Über die Checkbox "Seitensumme" können Sie bestimmen, ob die Summen am Ende einer Seite auf 0 gesetzt werden sollen, damit können Sie also Seitensummen und Seitenzähler definieren.

7.  Nachdem Sie nun definiert haben, welche Summen in welcher Summenvariablen gespeichert werden sollen, können Sie diese Summenvariablen in Ihren Objekten verwenden. Im Formel-Assistenten finden Sie die Summenvariablen am Ende der Variablen-/Feldliste im Ordner "Benutzerdefinierte Summen". Im Toolfenster "Variablen-/Feldliste" können Summenvariablen direkt per Doppelklick und Kontextmenü bearbeitet werden.