Sie können Kommunikationsdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer) auf eine Sperrliste setzen. Damit können Sie sicherstellen, dass diese nicht mehr über combit CRM angemailt bzw. angerufen werden können. Auch die Faxfunktion funktioniert nicht für gesperrte Nummern.
Hinweis: Das Setzen des Status und das Hinzufügen und Entfernen von Sperrlisten-Einträgen ist in der aktuell mitgelieferten Large-Solution für alle Telefonnummern und E-Mail-Adressen in der Ansicht "Kontakte" bereits vorkonfiguriert.
Generell kann für jedes Kommunikationsfeld ein Datenschutz-Status festgehalten werden, mögliche Werte sind "unbekannt" (0), "erlaubt" (1) oder "gesperrt" (2). Der jeweils aktuelle Status wird für einen schnellen Überblick neben den entsprechenden Kommunikationsfeldern über ein Symbol dargestellt. Er kann in Filtern und Formeln jederzeit berücksichtigt werden, z. B. beim Vorbereiten einer Aussendung oder beim Export.
Setzen Sie für den Inhalt eines Kommunikationsfeldes den Status "gesperrt", wird diese zusätzlich auf eine globale Sperrliste von combit CRM gesetzt: Dadurch wird selbst eine unabsichtliche Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon aus combit CRM heraus zuverlässig verhindert, sogar auch dann, wenn z. B. der Status dieser E-Mail-Adresse bei einem anderen Datensatz nicht als "gesperrt" gekennzeichnet wurde.
Die Erlaubnis zum Ändern dieser globalen Sperrliste (Hinzufügen und Entfernen von E-Mail-Adressen und Telefonnummern) wird über ein Benutzerrecht in der Benutzerverwaltung gesteuert.
Ein entsprechender datenschutzrechtlicher Nachweis wird vollautomatisch im Datenschutz-Protokoll angefertigt.
Beim Export von Daten wird die Sperrliste nicht automatisch berücksichtigt. Wenn Sie hier Daten ausschließen möchten, müssen Sie diese über eine Formel ausschließen. Dafür steht Ihnen die Funktion "IsValueBlacklisted({Zeichenkette})" zur Verfügung. Diese liefert "True" zurück, wenn die jeweilige E-Mail-Adresse oder Telefonnummer auf der Sperrliste ist. Somit kann der Export einer gesperrten E-Mail-Adresse z. B. so verhindert werden: «If(not IsValueBlacklisted (eMail),eMail)».