Über Ablegen bzw. Suchen wird die Datensatz-Suche anhand der E-Mail-Adresse bzw. Faxnummer/SMS-Nummer des Empfängers/Absenders gestartet. Es wird in allen verfügbaren E-Mail-Feldern bzw. Telefon- und Mobiltelefonfeldern der Suchansicht nach einer Übereinstimmung gesucht.
Wenn ein oder mehrere Suchtreffer erzielt wurden, wird die Nachricht in der Ablageansicht abgelegt bzw. die passenden Datensätze der Suchansicht angezeigt.
In Outlook enthält die E-Mail nach der Ablage eine Markierung mit Datum und Uhrzeit.
Wenn kein Suchtreffer erzielt wurde, wird ein entsprechender Hinweisdialog angezeigt. Außerdem können Sie eine Protokolldatei anzeigen lassen die Auskunft darüber gibt, weshalb die Nachricht nicht zugeordnet wird (z. B. "Es konnte kein passender Datensatz gefunden werden").