Konfiguration einer neuen Dokumentenvorlage:
1. Word-Dokument ablegen unter %PRJDIR%\Dokumentenverwaltung
2. Dokument in Word öffnen und Text schreiben an der Stelle, wo später eingefügt werden soll (z. B. das Wort "Anschrift").
3. Text markieren (Achtung: Dabei exakt vorgehen, d. h. keine unnötigen Leerstellen, Umbrüche etc. mit markieren), Menü>Einfügen>"Textmarke wählen" und im Textmarke-Fenster einen Textmarkennamen vergeben (z. B. "Anschrift"). Der Text im Dokument wird anschließend in eckigen Klammern dargestellt (=Markierung als Textmarke).
Hinweis: Falls der Punkt "Textmarke wählen" im Menü fehlt oder die Textmarken nicht übersichtlich in grauen eckigen Klammern angezeigt werden: über Optionen>Erweitert>"Textmarken anzeigen" aktivieren.
4. Bei Bedarf nach diesem Schema weitere Textmarken anlegen (Achtung: Im Textmarke-Fenster jeweils neue Marke eintragen, d. h. keine vorhandene Textmarke überschreiben).
5. Word-Dokument speichern, aber nicht schließen, d. h. Word mit dem Dokument offen lassen.
6. Ansicht öffnen, deren Daten später ins Word-Dokument eingefügt werden sollen bzw. von wo die Dokumentenbefüllung gestartet wird bzw. in deren (Aktivitäten-)Container die befüllte Word-Datei als neuer Eintrag abgelegt werden wird.
7. Menü>Konfigurieren>Übernahmemasken>Bearbeiten, es öffnet sich das "Übernahmemaske bearbeiten"-Fenster. Dort "Microsoft Word" auswählen und einen Namen vergeben (z. B. "Kontakte – Standardbrief").
8. Übernahmezeile vom Typ Text einfügen, Datenbankinhalt auswählen (z. B. <Anschrift>), Textmarke auswählen (werden rechts angeboten, wenn das Word-Dokument noch offen ist) und Optionen setzen wie "Leerzeichenoptimierung" oder "Kein Umbruch". Im Formel-Editor kann auch mit Formeln gearbeitet werden, z. B. um Mehrsprachigkeit zu erreichen. Die Verwendung von Chevrons im Formel-Editor wird empfohlen, damit die eingegebenen Ausdrücke geprüft werden.
Hinweis: Damit der Text nicht mit der Standard-Formatvorlage formatiert eingefügt wird, ist entweder im Worddokument mit Formatvorlagen zu arbeiten und je Textmarke für die Übernahmezeile die Formatvorlage auszuwählen, oder alternativ für jede Übernahmezeile die Schrift-Formatierung einzustellen (Fett, Größe, etc.).
9. Wiederholen der Anlage von Übernahmezeilen für alle weiteren im Word-Dokument eingefügten Textmarken.
Hinweis: werden den Übernahmezeilen keine Textmarken zugeordnet, werden die Inhalte der Übernahmezeilen gemäß der Reihenfolge der Übernahmezeilen in die im Word-Dokument vorhandenen Textmarken eingefügt.
10. Speichern der Übernahmemaske z. B. mit dem Namen "Kontakte - Standardbrief" im Ordner %PRJDIR%\Dokumentenverwaltung.
11. Mit der Schalfläche "Übernahme durchführen" kann die Übernahme in das geöffnete Word-Dokument getestet werden. Achtung: Nicht speichern, denn dieses Dokument ist die Vorlage, d. h. Testdaten verwerfen, indem Word ohne zu Speichern beendet wird.
12. Eigenschaften der Ansicht öffnen, welche als Container die befüllten Dokumente aufnehmen soll, z. B. Aktivitäten.
13. In der Registerkarte "Dokumentenverwaltung" einen neuen Eintrag erzeugen mit Bezeichnung z. B. Deutsch\Standardbrief (vor dem Backslash steht die Ebene, die im Vorlagen-Auswahlfensters als Struktur dient), Dateiendung (z. B. docx),
14. Auswahl des obigen Word-Dokumentes als Dateivorlage, Auswahl der obigen Übernahmemaske (hier kann mit Formel gearbeitet werden, wenn je nach Ansicht, in welcher der Container enthalten ist, verschiedene Übernahmemasken zu verwenden sind), und Dateiname für die Benennung der neuen Word-Datei (z. B. die Standardformel über die Schaltfläche setzen).
15. Verwendung: Über Kontextmenü im Aktivitäten-Container und "Neues Dokument">"Über Dokumentenverwaltung erzeugen..." wird die Auswahl der Word-Vorlage geöffnet. Nach der Auswahl öffnet sich Word mit dem befüllten Dokument, hier können noch Änderungen vorgenommen werden. Nach dem Speichern und Schließen wird die neue Aktivität mit dem daran angehängten Word-Dokument angezeigt.