Über Datei > Konto > Allgemein > Termine & Aufgaben können Sie alternativ zur integrierten Termin- und Aufgabenverwaltung benutzerspezifisch ein externes Programm aktivieren. Informationen zu unterstützten Programmen finden Sie unter Externe Termin- und Aufgabenverwaltung im Kapitel Voraussetzungen und Installation.
Die Darstellung von Terminen und Aufgaben als Container in einer Ansicht wird von externen Termin- und Aufgabenverwaltungen nicht unterstützt.
Wurde eine externe Terminverwaltung wie z. B. Outlook ausgewählt, so werden die termin- und aufgabenbezogenen Menüpunkte einer Ansicht automatisch auf die entsprechenden Dialoge und Funktionen von Outlook umgeleitet, d. h. bei Einsatz von Outlook öffnet sich über Termine/Aufgaben > Termin zum Datensatz der Microsoft Outlook Termindialog.
Tipp: Übernehmen Sie weitere Adressinformationen (Straße, Ort, Telefon...) in den Betreff Ihres Termins. Dann stehen Ihnen diese Informationen nach einem Terminabgleich mit Ihrem Smartphone sofort zur Verfügung. So können Sie u. U. auf einen Adressabgleich verzichten, wenn für Sie nur die Adress- und Kommunikationsdaten der aktuellen Termine notwendig sind. Alternativ können Sie auch eine vCard an das Smartphone senden um die Daten in die Kontakte zu übernehmen. Ein Script um Stammdaten als vCard zu exportieren finden Sie in unserer Knowledgebase im Artikel Export und Mailversand von Datensätzen in das vCard-Format.
Im Textfeld dieses Termins wird ein Verweis zum zugehörigen Datensatz angelegt. Durch einen Doppelklick auf diesen Verweis können Sie direkt zum zugehörigen Datensatz springen.
Tipp: Wenn Sie diesen Doppelklick das erste Mal ausführen, werden Sie u. U. in einem Hinweisdialog aufgefordert dieses Element zu speichern oder zu öffnen. Entfernen Sie den Haken bei "Vor dem Öffnen dieses Dateityps immer bestätigen" und wählen Sie "Öffnen".
Sollen alle Termine bzw. Aufgaben zum aktuellen Datensatz angezeigt werden, erfolgt dies in einem eigenen Dialog, der Benutzer kann dann per Doppelklick den entsprechenden Eintrag in Outlook öffnen.
Hinweis: Beachten Sie, dass nicht alle Funktionalitäten der integrierten Terminverwaltung zur Verfügung stehen. Beispielweise werden bei der Anzeige von allen Terminen zum aktuellen Datensatz ausschließlich die Termine des eigenen Benutzers angezeigt.