Entscheidend für den Abgleich sind die Schlüsselfelder, die zuerst definiert werden müssen. Es muss schließlich bestimmt werden, welchem Datensatz in der Quelle welcher Datensatz in der Ansicht entspricht. Hierzu dienen die Schlüsselfelder.
Über die Schaltfläche "Neu" können Sie Schlüsselfelder einfügen. Die Reihenfolge ist nicht relevant, da alle Schlüsselfelder in den ersten bei "Länge" angegebenen Zeichen übereinstimmen müssen. Der Assistent versucht beim Einfügen eines neuen Schlüsselfeldes gleich das dazu passende Feld der Quelle zu bestimmen.
Bei der Wahl der Schlüsselfelder sollten Sie unbedingt darauf achten, die richtigen Felder auszuwählen. Entsprechend der Aufgabenstellung sollten Sie nur solche Felder wählen, die in ihrer Kombination einen Datensatz eindeutig identifizieren. Ansonsten können Dateninkonsistenzen entstehen! Dabei werden derzeit ausschließlich direkt in der Ansicht vorhandene Felder (keine 1:1-Felder) unterstützt.
Tipp: In jedem Falle sollten Sie die Eindeutigkeit Ihrer Schlüsselfelder prüfen, indem Sie in der Zielansicht eine Dublettenkontrolle (Filtern > Dublettenprüfung) mit den Schlüsselfeldern durchführen. Wenn hierbei noch Dubletten gefunden werden, die eigentlich keine sind, ist Ihr Schlüssel nicht eindeutig. In diesem Falle müssen Sie entweder die betreffenden Datensätze oder den Schlüssel so ändern, dass der Schlüssel eindeutig ist!
In den meisten Fällen müssen Sie auf eine Kombination von 2 oder mehr Feldern zurückgreifen, um einen Datensatz eindeutig zu bestimmen. Gute Kandidaten sind hier Felder wie Firma, Name, Kundennummer und Straße. Bei der Wahl der Schlüsselfelder sollten Sie zudem darauf achten, dass sich Ziel und Quelle in diesen Feldern möglichst nicht unterscheiden, auch nicht in der Schreibweise. Sonst können die zusammengehörigen Datensätze natürlich nicht korrekt zugeordnet werden.
Riskant ist beispielsweise ein Schlüssel aus den Feldern FIRMA, NAME und TELEFON, da sich Telefonnummern häufig ändern.
Beispiel: Sie haben FIRMA, NAME und TELEFON als Schlüsselfeld gewählt. Bei Ihren 4000 Datensätzen hat sich bei einem Datensatz die Telefonnummer geändert: Hr. Schmidt von der combit GmbH hat nun die Telefon-Nr. 07731/906010 anstelle der 07731/906020. Wenn Sie die Quelle mit der Zielansicht abgleichen, wird ein neuer Datensatz für Hrn. Schmidt, combit GmbH, Telefon-Nr. 07731/906020 angelegt, da sich die Schlüsselfelder unterscheiden. Der Datensatz für Hrn. Schmidt, combit GmbH, Telefon-Nr. 07731/906010 bleibt unverändert, da der Abgleich anhand der Schlüsselfelder den Datensatz der Quelle in der Zielansicht nicht gefunden hat.