Alle E-Mails, die Sie direkt über Ausgabe > Einzel-/Serien-E-Mail versenden, können automatisch als Kopie in der Dokumentenverwaltung abgelegt werden. Für die automatische E-Mail Ablage sind folgende Schritte notwendig:
1. Öffnen Sie die Ansichtenkonfiguration derjenigen Ansicht, aus der die Mails versendet werden (Rechtsklick auf die Ansicht > Eigenschaften).
Wählen Sie auf der Registerkarte "Allgemein" eine Zielansicht für die automatische E-Mail-Ablage aus, in der Regel die Ansicht "Aktivitäten". Zur Auswahl stehen alle 1:N-Relationen dieser Ansicht.
Voraussetzung ist daher eine 1:N-Relation auf die Aktivitäten-Ansicht. Ein Beispiel dazu finden Sie in der Kontakte-Ansicht: Eine 1:N-Relation von ID auf ContactID (KontakteID) der Aktivitäten-Ansicht.
Somit muss für jede Ansicht, aus der Sie E-Mails ablegen möchten, auch ein Verknüpfungsfeld in der Aktivitäten-Ansicht angelegt werden (ContactID, CompanyID, EventID, CampaignAssignmentID etc.)
1. In der Dokumentenverwaltung der Ablageansicht (in der Regel die Aktivitäten-Ansicht) muss ein Dokumenttyp für die Dateiendung "eml" konfiguriert sein.
Bei diesem Dokumenttyp öffnen Sie über die Schaltfläche "Zusätzliche Feldvorbelegungen" den Dialog für die Feldvorbelegungen einer neuen Aktivität. Passen Sie dort bei Bedarf die Formeln an, die das Feld "KontakteID" und "FirmenID" vorbelegen. Dabei können Sie über eine Formel bestimmen, in welchem Feld der Ausgangsansicht ("ParentView") die KontaktID bzw. FirmenID gespeichert ist.
Beispiel: «If(Exists("ParentView.ContactID”), GetValue("ParentView.ContactID”), GetValue("ParentView.ID”))»
In diesem Beispiel ist beim Versand einer Mail aus der Kontakte-Ansicht die Kontakte-Ansicht die "ParentView". Da in dieser Ansicht kein Feld "ContactID" existiert, wird für die KontakteID der Feldinhalt von "ID" ausgelesen. Wird die Mail aus der Ansicht "Eventzuordnungen" bzw. "Verteilerzuordnungen" versendet, wird für die KontakteID der Feldinhalt von "ContactID" ausgelesen.
Beispiel: «If(Exists("ParentView.CompanyID”), GetValue("ParentView.CompanyID”), GetValue("ParentView.ID”))»
In diesem Beispiel ist beim Versand einer Mail aus der Firmen-Ansicht die Firmen-Ansicht die "ParentView". Da in dieser Ansicht kein Feld "CompanyID" existiert, wird für die FirmenID der Feldinhalt von "ID" ausgelesen. Wird die Mail aus der Ansicht "Eventzuordnungen" bzw. "Verteilerzuordnungen" versendet, wird für die FirmenID der Feldinhalt von "CompanyID" ausgelesen.