Nicht nur die Erhebung personenbezogener Daten, sondern auch ihre weitere Verarbeitung sind im Hinblick auf den Datenschutz von großem Interesse. Beides muss dokumentiert werden, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit des Datenflusses zu gewährleisten. (Rechtsgrundlage: u. a. Art. 5 DSGVO)
Besonders wichtig ist diese Dokumentation insbesondere dann, wenn die Daten das Unternehmen verlassen und zum Beispiel an einen Dienstleister (Druckerei, Newsletter-Versender o. ä.) übergeben werden.
Ein prägender Begriff ist in diesem Zusammenhang das 'Recht auf Vergessenwerden'. Sie sind verpflichtet, die Löschung eines personenbezogenen Wertes oder Datensatzes auch an alle Empfänger dieser Daten, wie eben externe Dienstleister, weiterzuleiten. Dies ist nur möglich, wenn Sie diese Empfänger entsprechend im System nachführen.