Im unteren Bereich des Dialogs stehen Ihnen je nach Zielprogramm noch allgemeine Optionen zur Verfügung.
Die Option "Automatisch Einfügen" bewirkt, dass die zu übernehmenden Daten im Zielprogramm automatisch übernommen werden. Ist die Option ausgeschaltet, verbleiben die Daten zunächst in der Zwischenablage und müssen im Zielprogramm manuell eingefügt werden.
Die Option "Fensterautomatik" bewirkt, dass das Fenster des Zielprogramms nach der Übernahme automatisch in den Vordergrund rückt.
Über "Datei speichern" können Sie angeben, ob die im Zielprogramm erstellte Datei anschließend abgespeichert werden soll. Über den Formelassistenten legen Sie fest, wie der Name der Datei generiert werden soll (bspw. der Anfang des Firmennamens).
Über eine Auswahlliste können Sie "Dokumentfelder" definieren. Die selektierten Felder stehen in Word als Textmarken (Feldname Ref) zur Verfügung und können dort in eine Dokumentvorlage eingefügt werden. Nachdem eine Textmarke durch das Dokumentfeld definiert ist, lässt sie sich sehr einfach über ein REF-Feld auslesen. Gehen Sie folgendermaßen vor:
▪ In der Übernahmemaske selektieren Sie alle Felder, die als Dokumentfelder an Word übergeben werden sollen.
▪ Klicken Sie auf ein Feld um dieses zu selektieren.
▪ Um mehrere Felder zu selektieren halten Sie die Strg-Taste gedrückt.
▪ Um aktivierte Felder zu deselektieren, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken erneut auf ein selektiertes Feld.
▪ Bitte beachten: Feldbezeichnungen dürfen keine Punkte enthalten!
▪ Öffnen Sie Ihre Dokumentvorlage in Word und fügen Sie an die entsprechenden Stellen die Feldfunktion {Ref <Dokumentfeld>} ein.
Beispiel: Aktivieren Sie das Dokumentfeld "Betreuer". In Word fügen Sie die Feldfunktion {Ref Betreuer} ein. An dieser Stelle wird dann der Inhalt von Feld "Betreuer" ausgegeben.
▪ Die übergebenen Dokumentfelder müssen nach der Übergabe im Dokument noch aktualisiert werden. Markieren Sie dazu den gesamten Inhalt mit Strg+A und drücken dann die Funktionstaste F9.